ファイリングの基本②
ファイリングの基本①では整理（捨てる方法）と③保管④保存について書いてみました。
次に②整頓についてを書いておこうと思います。
基本①で、実際に貰える情報を把握して、いらない物は捨てる計画を立てたら、後は残ったプリントをどのように整頓して行くか？と言う事を考えます。要するに、②整頓とは保管する文書・プリント類に保管ルールを作ることと言う事になります。
目的は、必要な情報をすぐに見つけ出し、それぞれのプリントがどのように発生して、いつになれば捨てられるのか？と言うのを決めて管理する事で、余分なプリント等が増えないようにすることです。
子供が、スムーズにプリントを取り出して問題が解けたり、親も見返したり（文書の共有）できるように、必要なプリントをすぐに取り出せるようにするため、分かりやすいタイトルをつけたりして、プリントを分類します。
プリントごとに、どこに納めるのか、どのように納めるのか？をノートや表にまとめておくと更にいいです。本格的な用語では『ファイル管理表』と言います。
ファイル管理表を作ったり分類するにはどうすればいいかというと、塾で貰えるプリントの種類を全部表に書きだしてみるということです。①で書いたように、貰えるプリントをざっと把握して、それぞれ綴じ方や保管方法を決めていきます。それらをファイル管理表に書きこみます。
ファイルやフォルダを作る時はいくつかポイントがありますが、これが完ぺき！というのは多分、まだないと思います。こっちのほうが使いやすいよね。と言うレベルで、一長一短あります。そもそも、保管、保存したい文書等がその環境によって変わってきますので、今回は一応お受験用に応用しましょうということで基本を書いておきますが、大体こういうもんなんだなというのを掴んで下さるといいと思います。
まず保管方法としては、大きく、バインダーかフォルダー形式で、分かれますので、どちらでプリントを保存していくか決めます。また、分類したら、ラベルをはり、後から検索しやすくします。バインダー（ファイル）だと本のように管理でき、しっかりとまとめて持ち歩ける、ばらばらにならない、と、なんとなくきっちり保存できる！ただプリント一枚だけ欲しい時とかに取りだすのが手間というイメージが持てると思います。フォルダー形式は、ざっくり、そのプリントだけを素早く取り出せるし、素早く元に戻せる。大量に保存できる。ただしばらばらになりやすいし、ぐちゃぐちゃになることもある。というイメージで捉えて下さい。
それぞれで管理するにしても必ず、日時、種類、分類等をラベルや色を使って後から見やすくしておくことがとても大事です。後からぱっと検索できる事で、子供も、親も悩まずにすぐ問題に取り組む事が出来ます。
名前別【学校名】【塾名】
内容別【面接】【服装】
形式別【宿題】【模試】【夏期講習】
時系列【毎授業のプリント】
題目別【スピード問題】【動的】
たとえばですが、上記のように分けてみる事で、どのようなファイリングルールが必要になるかを決めやすくなると思います。またそれぞれのラベルは、タイトルの文字を少なくして、その他とかなどとあいまいで分かりにくい項目は使わないことが大事です、できるだけ用語や分類の振りわけ幅を同じにしていくことで、分かりやすくしていきます。数字や、色をつかってもいいです。特に色をつけておく事で、ぱっとみて取り出せるようになりますので、ファイルに、インデックスシールをはるときには色別にはるのをお勧めします。
ルールを決めたら必ず守る事が大切ですが、途中で使いづらいと感じた場合は保存の方法を変えることでより、ファイリングシステムが完ぺきになって行く事でしょう。
大体お受験で利用するプリントは一般文書なので、最初は良く見るんですが、時間が経つにつれてあまりみなくなって、最後見なくなる。というかんじです。
こういった事を考慮しながら、分類し、ラベリングし、ファイリングする事が②整頓ということになり、ファイリングルールを構築して、ファイルしていくということになります。
ファイリングの基本①では整理（捨てる方法）と③保管④保存について書いてみました。
次に②整頓についてを書いておこうと思います。
基本①で、実際に貰える情報を把握して、いらない物は捨てる計画を立てたら、後は残ったプリントをどのように整頓して行くか？と言う事を考えます。要するに、②整頓とは保管する文書・プリント類に保管ルールを作ることと言う事になります。
目的は、必要な情報をすぐに見つけ出し、それぞれのプリントがどのように発生して、いつになれば捨てられるのか？と言うのを決めて管理する事で、余分なプリント等が増えないようにすることです。
子供が、スムーズにプリントを取り出して問題が解けたり、親も見返したり（文書の共有）できるように、必要なプリントをすぐに取り出せるようにするため、分かりやすいタイトルをつけたりして、プリントを分類します。
プリントごとに、どこに納めるのか、どのように納めるのか？をノートや表にまとめておくと更にいいです。本格的な用語では『ファイル管理表』と言います。
ファイル管理表を作ったり分類するにはどうすればいいかというと、塾で貰えるプリントの種類を全部表に書きだしてみるということです。①で書いたように、貰えるプリントをざっと把握して、それぞれ綴じ方や保管方法を決めていきます。それらをファイル管理表に書きこみます。
ファイルやフォルダを作る時はいくつかポイントがありますが、これが完ぺき！というのは多分、まだないと思います。こっちのほうが使いやすいよね。と言うレベルで、一長一短あります。そもそも、保管、保存したい文書等がその環境によって変わってきますので、今回は一応お受験用に応用しましょうということで基本を書いておきますが、大体こういうもんなんだなというのを掴んで下さるといいと思います。
まず保管方法としては、大きく、バインダーかフォルダー形式で、分かれますので、どちらでプリントを保存していくか決めます。また、分類したら、ラベルをはり、後から検索しやすくします。バインダー（ファイル）だと本のように管理でき、しっかりとまとめて持ち歩ける、ばらばらにならない、と、なんとなくきっちり保存できる！ただプリント一枚だけ欲しい時とかに取りだすのが手間というイメージが持てると思います。フォルダー形式は、ざっくり、そのプリントだけを素早く取り出せるし、素早く元に戻せる。大量に保存できる。ただしばらばらになりやすいし、ぐちゃぐちゃになることもある。というイメージで捉えて下さい。
それぞれで管理するにしても必ず、日時、種類、分類等をラベルや色を使って後から見やすくしておくことがとても大事です。後からぱっと検索できる事で、子供も、親も悩まずにすぐ問題に取り組む事が出来ます。
名前別【学校名】【塾名】
内容別【面接】【服装】
形式別【宿題】【模試】【夏期講習】
時系列【毎授業のプリント】
題目別【スピード問題】【動的】
たとえばですが、上記のように分けてみる事で、どのようなファイリングルールが必要になるかを決めやすくなると思います。またそれぞれのラベルは、タイトルの文字を少なくして、その他とかなどとあいまいで分かりにくい項目は使わないことが大事です、できるだけ用語や分類の振りわけ幅を同じにしていくことで、分かりやすくしていきます。数字や、色をつかってもいいです。特に色をつけておく事で、ぱっとみて取り出せるようになりますので、ファイルに、インデックスシールをはるときには色別にはるのをお勧めします。
ルールを決めたら必ず守る事が大切ですが、途中で使いづらいと感じた場合は保存の方法を変えることでより、ファイリングシステムが完ぺきになって行く事でしょう。
大体お受験で利用するプリントは一般文書なので、最初は良く見るんですが、時間が経つにつれてあまりみなくなって、最後見なくなる。というかんじです。
こういった事を考慮しながら、分類し、ラベリングし、ファイリングする事が②整頓ということになり、ファイリングルールを構築して、ファイルしていくということになります。